Stoisko targowe

Po wiosennym sezonie targowym opadł już kurz. Podsumowania i analizy zostały przeprowadzone, najwyższy czas wyciągnąć wnioski i zaplanować zadania na kolejny rok. Zapewne wiele firm zastanawia się nad produkcją, zmianą lub odświeżeniem stoiska targowego. Warto dłuższą chwilę poświęcić na analizę potrzeb, rozwiązań i ewentualnych dostawców aby zdążyć z realizacją na czas i osiągnąć dobry rezultat. Zanim zlecimy przygotowanie projektu stoiska zastanówmy się nad kilkoma kwestiami.

Jakiego rodzaju stoisko chcielibyśmy mieć – modułowe czy indywidualnie projektowane i budowane? Jak często będzie ono wykorzystywane? 1-2 czy może 20-30 razy w sezonie targowym?

Stoisko modułowe jest wygodne zwłaszcza dla firm, które uczestniczą w wielu wydarzeniach oraz dysponują różnymi powierzchniami. Pozwala ono złożyć stoisko w kilka różnych kombinacji. Ważne jest, aby odpowiednio przygotować grafikę, która uwzględnia te kombinacje tak, aby przy modyfikacji grafika nie traciła sensu i kluczowego przekazu. Warto rozważyć opcję dwustronną (przód i tył).

Obecnie standardem są stoiska o wysokości min. 220 cm do 250 cm. Zazwyczaj Organizator wydarzenia nie określa górnego limitu stoiska, a powierzchnie wystawiennicze są dostosowane do tego, aby pomieścić nawet 4-5 metrowe budowle. Niektórzy Pracodawcy decydują się na dodatkowe elementy (neon, baloniki), które wystają poza wysokość konstrukcji. Warto jednak pamiętać, że te dodatkowe elementy nie powinny być na stałe związane z konstrukcją stoiska, aby w przypadku konieczności mogły być łatwo demontowane.

Warto również założyć, że stoisko powinno dzielić się na kilka mniejszych, które mogłyby jednocześnie funkcjonować samodzielnie w przypadku dwóch lub trzech wydarzeń tego samego dnia w różnych miejscach. Najpopularniejszym obecnie na rynku stoiskiem modułowym są konstrukcje z ramek. Mamy wielu producentów i warto porównać oferty. Różnice mogą polegać na możliwościach przystosowania standardowego modelu do naszych wytycznych. Należy np. sprawdzić czy producent posiada lub jest w stanie zrobić ramki w odpowiednim dla nas kolorze, czy musimy korzystać z uniwersalnej wersji w stalowym kolorze. Jeżeli jest możliwość malowania konstrukcji na wybrany przez nas kolor, upewnijmy się, że technicznie będzie to zrobione w wysokiej jakości (malowanie proszkowe) przed zamontowaniem magnesów i śrub, a lakier nie będzie podatny na odpryskiwanie.

Od wybranego systemu zależy czas niezbędny na montaż i demontaż, sposób magazynowania stoiska oraz sposób transportu. I chociaż odchodzi się od montażu stoisk przez osoby reprezentujące pracodawcę na targach to dwie sprawne osoby są w stanie takie stoisko modułowe postawić w dość krótkim czasie (ok 1 – 1,5 godz.).

Inaczej sprawa ma się ze stoiskiem produkowanym na zamówienie, które zwykle wymaga specjalnej ekipy montażowej i mniej lub bardziej zaawansowanych narzędzi (wkrętarki itp.), a czas montażu waha się od 2 do 4 godzin. Wadą stoisk indywidualnych produkowanych w technologiach tradycyjnych, takich jak płyty OSB jest ich mała wytrzymałość zwłaszcza w przypadku wielu montaży i demontaży. Wymiana grafiki w przypadku, gdy naniesiona jest bezpośrednio na płytę przytwierdzoną na stałe do konstrukcji jest również droższa niż wymiana panelu, który przyczepiony jest na rzepie lub grafiki nadrukowanej na tkaninie. Po kilku wydarzeniach może okazać się również, że nie bardzo jest już gdzie nawiercać stoisko, ponieważ jest mocno podziurkowane itp. Zdecydowanie lepiej sprawdza się stoisko na konstrukcji aluminiowej, chociaż jest mniej dostawców specjalizujących się w tych technologiach i cena może być nieco droższa.

Komu chcielibyśmy zlecić przygotowanie projektu i produkcję stoiska? Firmie bezpośrednio się w tym specjalizującej czy może agencji, z którą współpracujemy?

Temat rzeka. Z pewnością agencja, z którą współpracujemy w ramach produkcji gadżetów, kreacji czy marketingu rekrutacyjnego jest w stanie dużo sprawniej określić nasze potrzeby, grupę docelową i zrobić market research w ramach planowanych działań. Plusem jest również znajomość samej branży, wydarzeń w ramach których przyjdzie nam działać i odbiorców do których chcemy dotrzeć. Kompleksowa współpraca może pozytywnie odbić się na naszym budżecie, gdyż z jednej strony może zostać zastosowana specjalna stawka dla stałego klienta, a z drugiej strony agencja może skorzystać z upustu u producenta w przypadku, gdy zleca mu którąś z kolei produkcję lub zdecyduje się na przedpłatę. Znając nasze oczekiwania i wymagania, agencja już na etapie projektu i produkcji pilnuje jakości i harmonogramu prac – często organizuje wstępny odbiór jeszcze przed pierwszym montażem, aby można było naprawić ewentualne niedociągnięcia.

Również częstą praktyką jest zlecanie agencji kompleksowej organizacji udziału firmy w wydarzeniu, łącznie z wykupieniem pakietu i świadczeń dodatkowych u organizatora. W takich sytuacjach warto pomyśleć również o wydelegowaniu części obsługi magazynowej przypisanej dla wydarzeń targowych tak, aby ekipa logistyczna dysponowała materiałami, które zgodnie z rozdzielnikiem przed przyjściem naszych pracowników na stoisko były już na miejscu. Unikniemy wtedy konieczności wożenia i noszenia materiałów ze sobą lub nadawania ich i szukania w dniu wydarzenia. Niezbędny w takim wypadku jest sprawny system magazynowy, do którego możemy mieć dostęp i który byłby na bieżąco aktualizowany.

Jakim budżetem dysponujemy?

Jest to również punkt wyjścia. Budżet musi nie tylko zakładać sam koszt wyprodukowania stoiska, ale również transporty, montaże, demontaże, magazynowanie oraz rezerwy na ewentualne naprawy. Jeżeli budżet nie jest powalający nie sugerujmy się tym i nie zamykajmy się na nowe rozwiązania, alternatywne materiały czy nawet wypożyczenie sprzętu z biura, aby pokazać się z jak najlepszej strony uczestnikom wydarzeń.

Warto potencjalnemu producentowi stoiska powiedzieć wprost o możliwościach finansowych niż odrzucać projekty/oferty z uwagi na zbyt wygórowaną cenę. Jeżeli sami, jako dział HR nie mamy super budżetu, zapytajmy osoby z marketingu firmy czy nie dysponują wolnymi materiałami, które w trakcie sezonu moglibyśmy wykorzystać po lekkich modyfikacjach lub wykorzystać elementy, które miały być pierwotnie przeznaczone do utylizacji. Spróbujmy je przystosować do naszych aktualnych wymagań, oczekiwań i funkcjonalności. Często do posiadanych już konstrukcji można doprodukować dodatkowe panele graficzne itp. Nie bójmy się także wykorzystywać mebli czy elementów wystroju na co dzień funkcjonujących w naszych biurach. Idealne stoisko i sposób komunikacji na nim powinny w jakimś stopniu odwzorowywać atmosferę panującą na co dzień w naszej firmie. Objazdowe mini-biuro w pigułce O tym będzie więcej w kolejnym artykule.

Jakie są nasze oczekiwania, elementy, funkcjonalności, które koniecznie powinny zostać uwzględnione już podczas samego procesu projektowania i ewentualnie wyboru technologii produkcji?

Zdefiniujmy jaką powierzchnią z reguły dysponujemy na targach i jakie są konieczne modyfikacje/warianty stoiska.
Zastanówmy się czy reprezentanci firmy są zdyscyplinowani i pozostawiają odzież wierzchnią i torebki w szatni czy nie mogą się bez nich obejść i koniecznie muszą je mieć przy sobie na stoisku. W tym drugim przypadku sprawdzą się specjalne szafki i „najlepiej dyskretnie” ukryte schowki na wszystko co nie koniecznie musi być wyeksponowane. W stoiskach indywidualnych są to specjalne szafy i wnęki, które stanowią mini-magazynek na odzież wierzchnią, torebki gadżety, artykuły spożywcze czy w końcu śmieci.

Czy mamy i chcemy prezentować materiały multimedialne (monitory), zbieramy CV w formie papierowej (specjalne miejsce na CV + przechowywanie danych osobowych) czy raczej chcemy zaangażować uczestników w wypełnienie kwestionariusza online (tablety, stojaki – odpowiednia ich ilość i ustawienie względem punktów konsultacyjnych, aby nie tworzyć kolejek i nie zniechęcać tym samym innych)?

Czy mamy jeden czy więcej rodzajów gadżetów i czy rozdajemy raczej ich niewielkie ilości czy po kilkaset na każdym wydarzeniu? Zadbajmy o specjalne miejsce do ich przechowywania. To mogą być nawet pufy z opcją schowka czy zwykły regał z IKEA, który pomieści i ładnie wyeksponuje pojemniki, w których ukryjemy zapasowe gadżety, materiały informacyjne czy też CV osób, które zdecydowały się pozostawić dokumenty z danymi osobowymi itp. Mało estetyczny i wygodny jest stos pudełek w centralnym miejscu stoiska. Mało bezpieczne zaś jest przechowywanie dokumentów z danymi osobowymi na ladzie czy trybunce.

Ile osób z reguły uczestniczy w targach po stronie wystawcy? W jaki sposób chcemy prowadzić komunikację z uczestnikami targów?

Liczba osób i sposób komunikacji z uczestnikami wpływa na podział przestrzeni na stoisku. Otwarty i luźny sposób komunikacji (na stojąco, jednorazowo do większej grupy osób) spowoduje konieczność otwarcia stoiska i stworzenia wygodnych punktów, przy których konsultanci będą na stojąco przekazywali informacje kilku (zdarza się nawet, że kilkunastu) osobom na raz.

Warto oddzielić strefy poprzez ustawienie wąskiego aczkolwiek wysokiego i w miarę stabilnego stolika, o który można byłoby chociaż oprzeć się jedną ręką lub stojaka, z którego będzie można podczas rozmowy pobierać ulotki i broszury. Docelowo w takich rozwiązaniach rozmówca raczej udziela informacji na stojąco, więc wszystkie krzesełka, hokery możemy potraktować jako nieobowiązkowy element wyposażenia stoiska. Zdecydowanie warto za to rekomendować wygodne obuwie osobom, które spędzą na stoisku cały dzień. W przypadku komunikacji indywidualnej warto pomyśleć o stanowisku siedzącym, gdzieś w głębi stoiska, gdzie zapraszamy osoby, z którymi chcielibyśmy porozmawiać bardziej szczegółowo czy indywidualnie lub nawet pobieżnie zanalizować CV osoby pod kątem potencjalnej współpracy.

Jakiego rodzaju materiały informacyjne i gadżety posiadamy, aby pod ich kątem przygotować nośniki i pojemniki dystrybucyjne?

Nie są to strategiczne elementy procesu produkcyjnego stoiska aczkolwiek w trakcie wydarzenia to od nich zależy ekspozycja, dystrybucja i komfort pracy osób reprezentujących firmę. Zwróćmy uwagę, w jaki sposób eksponujemy i gdzie umieszczamy gadżety. Pamiętajmy, aby na drugi plan przesunąć rzeczy, których nie chcielibyśmy się szybko pozbyć, ponieważ stanowią jakiś rodzaj upominku dla osób, które zdecydowanie chcielibyśmy nagrodzić czy przyciągnąć do firmy. Można je wyeksponować umieszczając je w głębi stoiska, gdzie w naturalny sposób dostęp uczestników jest ograniczony. W szczycie godzin targowych wokół stoiska przewijają się tłumy osób, a pracownicy zajęci rozmową nie mogą i nie powinni rozpraszać się pilnowaniem małych elementów.

Bardzo wskazane jest posiadanie 2 lub 3 kubków w przypadku, gdy umieszczamy w nich np. długopisy do rozdawania, bowiem często zdarza się, że uczestnicy traktują je jako gadżet i zabierają ze sobą. Zdecydowanie lepiej zainwestować w szklaną kulę lub inny, większy pojemnik, który jednoznacznie będzie wskazywał na funkcję pojemnika – a nie gadżetu. Tutaj również nie ograniczajmy się ogólnie przyjętymi lub stosowanymi kanonami. Kolorowe doniczki, blaszane wiadereczka czy w końcu bęben z pralki (taki element kiedyś ciekawie zaadaptowała firma z branży AGD) mogą z powodzeniem pełnić funkcję pojemnika/ekspozytora na małe gadżety.

Zdecydowanie też nie bez znaczenia jest fakt jaki jest format i rozmiar ulotek, które będą dystrybuowane – czy są prostokątne czy okrągłe, czy grube czy cienkie. Już na tym etapie zaoszczędzimy sobie konieczności ciągłego dokładania materiałów do źle lub zbyt wąsko zaprojektowanych podajników. Często drukując i zabierając ze sobą na targi kilkanaście różnego rodzaju ofert pracy nie zdajemy sobie z tego sprawy, że nie będziemy mieli ich gdzie wyeksponować. Zwykłe stojaki mają zaledwie kilka kieszonek. W targowym wirze raczej nie będzie czasu aby szukać konkretnych ofert w teczkach, segregatorach itp.

Logistyka. Unikajmy nierealnych lub ryzykownych planów.

Lepiej dmuchajmy na zimne niż decydujmy się na ryzykowne połączenia, w których małe opóźnienie (np. korek drogowy) mogą spowodować poważne konsekwencje. Gdy jest możliwość, zawsze starajmy się raczej ustalić montaż stoiska na dzień poprzedzający wydarzenie niż na ostatnią chwilę w dniu wydarzenia. Zwłaszcza montaże techniczne dużych stoisk w dniu wydarzenia są utrudnione, kiedy to wejścia (drzwi techniczne są zwykle już zamknięte) są ograniczonych rozmiarów oraz trzeba przemieszczać się pośród osób, które nie do końca są biegłe w poruszaniu się wokół sprzętów i dużych gabarytów. Często oblegane lub zbyt małe windy powodują konieczność wnoszenia dużych sprzętów i konstrukcji po schodach, co znacznie wydłuża czas montażu.

Gdy nie mamy odpowiednich możliwości i zapasów czasowych, lepiej od razu zaplanujmy rozdzielenie standu na dwa oddzielne i zaplanujmy komfortowe dotarcie ekip na oba wydarzenia niż liczmy na szczęście i wyjątek od reguły, która stanowi, że jeżeli coś może się nie udać – nie uda się na pewno

Przygotujmy się na to…

Upewnijmy się, że jesteśmy w stanie dostarczyć producentowi wymagane decyzje i materiały zgodnie z wymaganym przez niego terminem. Każda zwłoka w przekazaniu grafiki czy przeciągnie decyzji o ostatecznej formie stoiska może skutkować w przesunięciach na etapie produkcji i związanymi z tym opóźnieniami i stresem, zwłaszcza w przypadku pierwszej realizacji z nowym producentem.

W przypadku stoisk modułowych wysyłanych przesyłką kurierską niejednokrotnie zdarza się, że dopracowane u producenta stoisko, na etapie transportu zostaje uszkodzone lub nie dociera na czas. Załóżmy zawsze kilka dodatkowych dni na dostawę. Przy odbiorze, w obecności kuriera lub dostawcy koniecznie upewnijmy się, że otrzymane elementy nie posiadają ubytków powstałych w transporcie.

Cytując Bonapartego: Tylko ten nie popełnia błędów, kto nic nie robi. Wszystkie powyższe kwestie i zagadnienia powstały w wyniku kilkunastoletniej już działalności w branży marketingu rekrutacyjnego. Tą wiedzą i doświadczeniem chcemy się dzielić, aby pomóc Wam zaplanować działania i ustrzec przed błędami. Jeżeli macie własne przemyślenia i lessons learned, którymi chcielibyście się podzielić, zapraszamy do komentowania.

 

 

 

 

You may also like...

Popular Posts